En esta guía, te explicamos cómo utilizar la plataforma LMS Foxize Cloud para gestionar tus formaciones para grupos a través de “Espacios”.

¿Qué son los Espacios?

Un espacio te permite ofrecer formación para diferentes grupos de usuarios. Cada uno verá un contenido específico en la plataforma, en función de cómo se haya definido este espacio.

Es una funcionalidad muy versátil, por lo que se puede adaptar a diferentes tipos de contexto:

• Para empresas que quieren ofrecer formación a distintos departamentos 

• Para consultoras que ofrecen sus programas formativos a diferentes empresas

• Para escuelas con diferentes aulas o planes formativos.

• y más.

Los Espacios están disponibles en los planes Enterprise y Custom.

Veamos paso a paso cómo crear un Espacio.

¿Cómo funcionan los espacios?

1. En menos de 5 minutos puedes tener listo tu espacio.

2. Define el grupo al que va dirigido el espacio.

3. Crea proyectos con diferentes servicios (incompany, unlimited y/o test).

4. Vincula los cursos y test a los que tendrán acceso.

5. Vincula los usuarios a través de una landing propia del proyecto.

6. Extrae informes detallados de cada proyecto.

Veámoslo en detalle.

 

1. Define el grupo

Antes de empezar a crear tus Espacios, asegúrate de definir bien cómo será y a quien está dirigido. ¿Es para un departamento de tu empresa? ¿Es un proyecto formativo que ofreces a otra empresa? ¿Es una aula de tu escuela?

Si estás ofreciendo un Espacio a terceros, realiza el acuerdo y la contratación con la empresa de forma offline.

 

Una vez cerrada la contratación, podrás empezar a organizar tu Espacio de formación. Primero, deberás crear un grupo en “Gestión Diaria > Espacios > Grupos”. 

Cada Espacio tiene un grupo asociado, a quien está dirigido la formación. Un grupo puede ser una empresa, un departamento, un colectivo o una clase. Tú decides en función del Espacio.

Para registrar una nueva empresa, haz clic en “+ Crear nuevo grupo”. 

Solo es obligatorio introducir el nombre del grupo, pero también puedes añadirle una descripción, persona y número de contacto. 

Además, podrás asignarle un grupo de administradores del backoffice, para que puedan gestionar este grupo y sus proyectos.

Para poder crear proyectos para este grupo, deberá estar en “Activo”.

2. Crea y define el nuevo proyecto

Para crear un proyecto nuevo, accede a “Gestión diaria > Espacios > Proyectos”. También puedes hacerlo desde la ficha del grupo, en “Proyecto grupos”.

Aquí encontrarás el listado de todos tus proyectos para grupos. Podrás crear, editar y gestionar tus proyectos.

Para crear un nuevo proyecto, haz clic en el botón “+ Añadir nuevo proyecto”.

A continuación, deberás introducir la información básica del proyecto.

• Nombre del proyecto

• Nombre slug (para la URL).

• Grupo asociada al proyecto: 

• Fecha de inicio y fecha fin: Todos los proyectos tienen una fecha de inicio y fin. Una vez pasada esa fecha, el proyecto quedará deshabilitado. Mientras el proyecto esté en activo, se puede modificar la fecha fin.
  

• Límite de usuarios: Número de usuarios que tendrá acceso al proyecto. Si introduces el valor 0, no habrá límite.
  

• Título y descripción para la landing.

• Logo proyecto.

• Administradores: Los administradores son personas del grupo que pueden tener acceso al control de la actividad. En la web, desde su cuenta, tendrán acceso a un apartado con información del proyecto: número de alumnos, inscripciones activas, valoraciones y más. Se puede añadir hasta 5 administradores por proyecto.

• Precio: Es el precio del acuerdo con el cliente. Es un dato simbólico, por lo que no afecta al proyecto. Si no se quiere poner el precio se puede escribir “0”.

3. Asigna servicios al proyecto

A continuación, deberás asignar los servicios que quieras ofrecer dentro del proyecto.

Dentro de un proyecto puedes ofrecer diferentes tipos de servicios, en función de su objetivo: Unlimited, Incompany y Test.

Servicio Unlimited

¿Tienes un catálogo muy grande de cursos y de diferentes temáticas? El servicio unlimited da acceso a todos los cursos de una temática.

Seleccionando esta opción deberás seleccionar las temáticas vinculadas al proyecto. Los usuarios tendrán acceso a todos los cursos dentro de esas temáticas.

También deberás definir el número de plazas activas a la vez, es decir  el límite de inscripciones que el usuario puede tener activas a la vez, para evitar que se inscriban a cursos que luego no podrán realizar.

Servicio Incompany

Con incompany podrás dar acceso a cursos en concreto de tu catálogo al grupo.

Con esta opción, deberás vincular una o varias ediciones del curso a las que quieras que tengan acceso. Solo los miembros de ese grupo tendrán acceso a esta edición del curso.

Para asignar un curso a un proyecto, deberás crear una nueva edición del curso y marcar la casilla “incompany” o “unlimited”.

Por defecto, los usuarios asociados a un proyecto solo ven los cursos asignados al proyecto. Con esta nueva funcionalidad, los usuarios tendrán acceso a todos los cursos de la plataforma, además de los cursos exclusivos del proyecto al que pertenezcan.

Podrás activar esta opción desde Configuración > Formación y complementos.

Test

Da acceso a test de diagnóstico a un grupo, y mantén sus datos separados de los demás. Esto te permitirá tener un mayor control sobre sus datos, comparar y ver la evolución.

Para tener un mayor control de los resultados, deberás poner un límite de muestra, es decir, cuantas respuestas quieres tener.

Para ello, puedes vincular un test diagnóstico ya existente o crear uno desde cero. En este post anterior te explicamos cómo hacerlo.

Puedes combinar los diferentes servicios en un único proyecto, para ofrecer una experiencia de aprendizaje completa. Dentro de gestión de servicios, podrás crear más.

4. Vincular usuarios

Una vez creado el proyecto y sus servicios, es el momento de vincular los usuarios.

Hay dos maneras de vincularlos en función de si están registrados en la plataforma o no. Veámoslo.

Vincular usuarios ya registrados

Para añadir usuarios que ya están registrados en tu plataforma, accede al botón de “Gestionar Usuarios” en la columna de acciones.

Podrás seleccionar los usuarios de forma manual desde el botón “Agregar usuarios”, o importar un CSV con los emails de los usuarios que quieres añadir.

Los usuarios deben estar previamente registrados en la plataforma para poder asociarlos al proyecto.

En el csv, se requiere una columna con el email del usuario para validar el formato del archivo.

Se recomienda utilizar el siguiente formato:

Vincular usuarios no registrados

En el caso de que quieras añadir usuarios que no estén registrados en tu plataforma, puedes darles acceso a través del enlace a la landing page del proyecto que encontrarás en la última columna del proyecto. 

El usuario se tendrá que registrar a través de ese enlace y quedará vinculado al proyecto de forma automática.

Te recomendamos que hagas una campaña de email marketing para hacer llegar a todos los alumnos el enlace.

Recuerda: un usuario puede estar inscrito en diferentes proyectos y servicios.

5. Seguimiento de espacios

Desde el apartado “Gestión diaria > Espacios > Informes” podrás llevar un control de toda la actividad de tus Espacios. Tendrás el listado de los usuarios que realizan cursos/test, sus valoraciones y sus notas.

También puedes ver la actividad de cada proyecto haciendo clic en su nombre.

Por otro lado, los usuarios administradores también podrán acceder a la información relevante del proyecto desde la web. 

En su cuenta, en el apartado “Mis proyectos” encontrarán el total de cursos realizados, el número de alumnos inscritos, los alumnos que han asistido a los cursos y el coste del proyecto (simbólico).

Además, podrán ver la información de cada curso, según el número de alumnos inscritos y asistidos y la valoración media.

Si tienes cualquier duda, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de la pestaña «Ayuda» en tu administrador de la plataforma o escribiéndonos un correo a: soporte@foxizecloud.com